שליחת ניוזלטרים כבר ממזמן תפסה את מקומו של הדואר הסטנדרטי אשר נשלח באמצעות מעטפות ובולים, המבזבז נייר ואורך זמן רב. בשנים האחרונות, חברות, ארגונים ובעלי עסקים הבינו כי העידן הדיגיטלי כאן להישאר ועם הזמן לומדים ומיישמים יותר ויותר אפשרויות שכאלו, אשר תורמות להם רבות מבחינה עסקית ושיווקית.
בכדי להפיק את הניוזלטר האידיאלי ישנן כמה נקודות עליהן חשוב להקפיד:
ראשית, חשוב לבחור במערכת דיוור איכותית אשר תוכל להתמודד בהצלחה עם כמות גדולה של כתובות מייל ועם ניוזלטרים "כבדים" מבחינה טכנולוגית. מערכת שאינה איכותית דיה תגרום לבעיות בשליחה, לעיכובים, לשיחות-חוזרות לנמענים ובאופן כללי – לא תספק את המטרה העיקרית שלה בהצלחה.
בנוסף, מומלץ לייעד לכל נושא התקשורת השיווקית בחברה, לרבות שליחת ניוזלטרים, משרה ייעודית אשר מי שימלא אותה יכיר היטב את המערכת, ישלוט בתזמוני הדיוורים וידע להעניק מענה מהיר ואפקטיבי.
חשוב מאוד שלא להעמיס על הנמענים בנוגע לקבלת ניוזלטר – שליחה קבועה אחת לשבוע וחצי היא ממוצע סביר בהחלט. עודף מיילים מהחברה יגרום לרוויה ממנה ואפילו לרצון להפסיק להיות מנוי לדיוורים. מאידך, חשוב להקפיד ולשלוח ניוזלטרים באופן סדיר בכדי לא להעניק את התחושה כי החברה אבדה עניין בנמעניה וכי אין לה מה לומר או לחדש.
יש להקפיד על תבנית אחידה של כל הניוזלטרים מבחינה עיצובית. כמו כן, יש לצרף לתבנית אפשרות להסרה מרשימת הדיוור או הצטרפות אליה – קריטי לכבד ולטפל בכל בקשה להסרה אחרת ישנה התסכנות בתביעה.
מבחינה עיצובית חשוב שלא להכביד ולשמור על פורמט נקי. יחד עם זאת, חשוב לשלב בניוזלטר לוגו של החברה ואת מאפייניה העיקריים בכדי שהניוזלטר יהיה מזוהה עמה.
שיתופי פעולה מומלצים בכל הנוגע לשליחת ניוזלטרים, אך גם כאן יש להיזהר שלא לשחוק את הנמענים או ליצור רוויה.
כדאי לקשר את מערכת הדיוור ואת מאגר המידע של כתובות המייל ליישומים דיגיטליים נוספים של החברה, כמו למשל לדף הפייסבוק שלה, לאתר הראשי של החברה, לרשימת תפוצה של מגזין דיגיטלי אם קיים וכ"ו, זאת בכדי לחתור להרחבה של הלקוחות הפוטנציאלים בכל דרך.
ולבסוף, מומלץ לחתור לעבר שדרוג תמידי של הפורמט מבחינה טכנולוגית ושיווקית בכדי להגדיל את מאגר הלקוחות ולשפר את מיצובה של החברה.
